Kontakt via LinkedIn; /janolssonmanagementsystem

Management System


Management System enables success.

Ledningssystem gör framgång möjlig.

Konstruktionen av interna strukturer i en verksamhet byggs upp av dess organisation och arbetsprocesser. Denna konstruktion kallas Ledningssystem (Management System) och kan certifieras enligt internationella standarder, t.ex. ISO 9001.


Verksamhetens Ledningssystem förädlar tillgängliga resurser till värde för externa intressenter. Goda konstruktioner av ledningssystemet tar hänsyn till både externa aspekter av organisationerna samt interna styrkor och svagheter. Verksamhetens produktivitet bedöms av kunder, ägare och andra intressenter. Ledningssystemets interna effektivitet bedöms av chefer, medarbetare och samarbetspartners.


BYGGA

Ingen vital och livskraftig organi-sation förbiser möjligheten att kontinuerligt förbättra resultat och intern effektivitet. Detta görs genom strategiska vägval och förbättringar i vardagen. För att undvika kaos och långsiktig förstoppning måste all förbättring bygga på en välavvägd konstruktion för organisationens arbetssätt. 


Ett ledningssystem är ett struk-turerat sätt att styra aktiviteter inom ett företag eller annan typ av organisation. Varje del i den interna strukturen måste arbeta till-sammans och samverka med kunder och andra externa intressenter. Hållbara resultat kan uppnås om vi bygger och optimerar ledningssystemet så att det kontin-uerligt stödjer organisationens syfte i den miljö den verkar.


Varje ledningssystem innehåller samma uppsättning byggblock. Det är t.ex. mål, organisationsstruktur, processer, mötesstrukturer, osv. Och för att utforma ett effektivt lednings-system kan vi inte bara fokusera på vissa byggblock, strukturera det enkla och hoppas att uppnå lång-siktiga resultat. Som exempel förstår vi alla att en god organisa-tionsstruktur är viktig för alla organisationer. Men vi förstår också att man inte kan lösa alla utman-ingar genom att definiera nya organisationsstrukturer.


Du som har gjort någon typ av tekniskt konstruktionsarbete förstår att en systemdesign behöver optimera ett antal, ibland mot-stridiga, krav för att uppnå önskade resultat genom ett effektivt resurs-utnyttjande. För att göra detta måste vi förstå alla byggblock i konstruktionen och balansera utformningen av varje byggblock mot prestandabehovet för hela ledningssystemet.


Det finns ingen gyllene lösning för det perfekta ledningssystemet. Alla provar sig fram, når framgång ibland, motgångar ibland. I vissa fall lyckas man få till ett utmärkt ledningssystem och gör stora framgångar på marknaden. Så förändras förutsättningarna och allt som var rätt tidigare måste ifråga-sättas igen. Så, det perfekta ledningssystem är det som kontin-uerligt kan anpassas till interna och externa förändringar.

BYGGBLOCK

Den viktigaste och övergripande utmaningen för alla typer av organi-sationer är att definiera en verk-samhetslogik som passar in i den externa miljön de skall verka. Alla måste säkra att deras plats i denna miljö uppfyller behov och krav från de viktigaste intressenterna. Det finns två byggblock i lednings-systemet som behöver tydliggöras för att implementera verksamhets-logiken. Det är SYFTET med organisationen och dess typiska LEVERANSER i form av produkter eller tjänster. I de flesta organi-sationer återkommer man regel-bundet till en strategisk plan vilken innehåller formuleringar kring syfte och leveranser.


Organisationen måste stödja sina kunder genom deras olika faser av behov. I varje fas genomför organi-sationen aktiviteter för att samverka och leverera värden på ett kon-trollerat sätt. Detta flöde av faser och aktiviteter definierar den värdeskapande kedjan i lednings-systemet. Byggblocken utgörs av PROCESSER och REGLER. Vi förstår att byggblocken leveranser och syfte påverkas direkt eller påverkas av utformningen av process och regler. Utformning av processer kan göras i allt från PowerPoint presentationer till hårt styrande IT-system, allt efter behov. Regler finns många gånger i policy-dokument, direktiv och instruk-tioner.


Fördelningen av makt har stor in-verkan på en organisations be-teende. Varje organisation behöver en tydlig ansvars-fördelning för beslut, resurser, resultat och relationer. Det är sällan enkelt att göra en optimal design i detta perspektiv och ofta måste man balansera olika intressen inom organisationen för att optimera uppfyllandet av externa för-väntningar och för att stödja verksamhetslogiken och skapa bästa förutsättningar för den värdeskapande kedjan. Byggblocken för ansvarsfördelningen är ORGANISATIONSSTRUKTURER och ROLLER. Detta beskrivs ofta i organisationsscheman, organi-sationsbeskrivningar och roll-beskrivningar.


Ingenting går rätt utan styrning. Styrning utövas på olika nivåer, processer och platser i enlighet med ansvarsfördelning, processer och regler. Strategisk & taktisk styrning sker oftast genom att sätta upp mål. Prestanda och leveranser styrs utifrån kontrollmekanismer uppsatta i processerna. I alla fall av styrning och beslutsfattande måste underlag baserat på fakta och analyser vara tillgängligt. Beslut fattas i många fall i fördefinierade möten. Bygg-block för styrning är MÅL och MÖTESSTRUKTUR. Beskrivningar fås ofta i målspecifikationer och mötesbeskrivningar.

REVISORN TIPSAR

Från och med 2012 så skall alla uppdaterade eller nya ISO's stand-arder för ledningssystem följa en gemensam struktur. Det innebär att det blir enklare att förstå hur kraven för de olika standarderna skall tolkas mot en integrerat lednings-system. 


Den gemensamma strukturen kallas HIGH LEVEL STRUCTURE (HLS) och är skapad kring den kända Plan-Do-Check-Act förbättringscykeln. Plan motsvaras i HLS av krav på plan-ering för att hantera risker och mål. Do motsvaras av krav dels på stöd för den operativa verksamheten, dels på den operativ verksamheten. Check innebär krav på utvärdering av prestanda och slutligen finns det krav på förbättring i Act-delen av förbättringscykeln.


Utanför Plan-Do-Check-Act så ställer HLS också krav på ledarskapet i organisationen, inte minst den högsta ledningen. Kraven gäller ledningens beteende men också krav på att upprätta policy och att tydliggöra ansvar och befogenheter.


En viktig del i HLS är att det ställs krav på fårståelse för organi-sationens styrkor och svagheter till-sammans med kunskap om intre-ssenters förväntningar och krav.


En TREND i utveklingen av  ISO's standarder för ledningssystem är att de blir mindre föreskrivande och mer resultatorienterade. Enkelt ut-tryck kan man säga att kraven säger att organisationen kan styra upp ledningssystemet hur de vill så länge man kan visa att det ger resultat.


Generellt TIPS till en organisation som idag har ett certifierat lednings-system är att utveckla analysen av ledningssystemets prestanda och verkan. En bra analys möjliggör ett faktabaserat underlag för ledningens genomgång och ger underlag till kloka förbättrings-beslut. Kan man inte göra en bra analays baserat på tillgängliga de mätningar och uppföljningar som görs så bör man i stället se över dessa.

REFLEKTIONER

LÅT INTE HÖGSTA LEDNINGEN BYGGA LEDNINGSSYSTEMET


Ett välkonstruerat verksamhets-system utgör en stark konkurrens-fördel. Alla ingående byggblock ska vara väl utformade för att till-sammans bilda en effektiv helhet. Konstruktionsarbetet av lednings-systemet är allt för viktigt för att tillåta högsta ledningen göra jobbet. Låt var och en göra det den är bäst på. 


Högsta ledningens uppgift är att utöva ett starkt Ledarskap. Visa vägen, ställa krav, följa upp, stötta och ge resurser. Om verksamheten behöver ett nytt ekonomisystem sätter de sig inte ner och skruvar ihop ett Excel-hack eller en avan-cerad Java-snurra. Nej, för det arbetet finns det mer kvalificerad personal. Högsta ledningen anger syfte & mål med systemet, ställer krav på funktionalitet, kommu-nicerar förväntningar på resultat, ger resurser och utövar ledning för att få fram rätt system. När systemet är på plats analyserar de resultat och användning samt initierar förbättringar. Detta är att utöva Ledarskap och att låta var och en göra det den är bäst skickad att klara.


Exakt samma sak gäller för ledningssystemet. Högsta ledningen skall utöva ledarskap. Högsta ledningen skall ställa krav och följa upp. Vad processerna skall klara, vilka resurser vi ska äga själv, vilka resurser och aktiviteter som behöver samordnas, vad som är viktigt att styra centralt, vad som kan decentraliseras. Om krav, för-väntningar, resurser och stöd finns, då kan de som är experter på att bygga och förvalta ledningsssystem göra sitt jobb. Begär alltså av högsta ledningen att de ställer krav på verksamhetssystemet, men håller sig utanför detaljerna.

Practical Organization Design by Jan Olsson

This book is a source for inspiration to managers and organization designers. It describes how internal structures of an organization can be designed to enable sustainable success in a constantly changing environment. The book helps the reader to understand how to do the design of an organization. It integrates organizational theories with hands-on and practical approaches in how to get the work done.

(c)  J O Advisory AB 2020